Типы документов
Реклама
Партнеры
Приказ АС КБР от 16.05.2014 N 33 "Об экспертно-проверочной комиссии при Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики"
АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПРИКАЗ
от 16 мая 2014 г. № 33
ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ ПРИ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЕ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В целях реализации полномочий Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики в сфере архивного дела, связанных с определением состава Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, руководствуясь пунктом 4 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктом 2 статьи 6 Республиканского закона от 12 января 2009 года № 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике" и Положением об Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики приказываю:
1. Утвердить Положение об экспертно-проверочной комиссии при Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики согласно приложению № 1.
2. Утвердить Регламент работы экспертно-проверочной комиссии при Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики согласно приложению № 2.
3. Утвердить состав экспертно-проверочной комиссии при Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики согласно приложению № 3.
4. Считать утратившим силу Приказ Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики от 09.01.2013 № 01.
5. Контроль исполнения настоящего Приказа оставляю за собой.
Руководитель
Архивной службы КБР
П.Г.СЕМЕНОВ
Приложение № 1
к Приказу
Архивной службы КБР
от 16 мая 2014 г. № 33
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ ПРИ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЕ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) при Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики (далее - АС КБР) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда КБР, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов. Решения ЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПК руководителем АС КБР.
2. ЭПК руководствуется в своей деятельности Конституциями РФ и КБР, федеральными и республиканскими законами и законами, указами и распоряжениями Президента РФ и Главы Республики, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ и КБР, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, АС КБР, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве.
3. Решения ЭПК утверждаются руководителем АС КБР, после чего становятся обязательными для исполнения соответствующими архивными и другими организациями. Решения и предложения комиссии, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением изменений в федеральные нормативные документы и методические пособия, отнесением документов к категории уникальных, направляются на рассмотрение центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве в установленном порядке.
4. Состав ЭПК утверждается приказом руководителя АС КБР. В состав ЭПК входят председатель, его заместитель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов АС КБР, государственных и муниципальных архивов.
Глава 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭПК
5. Основными задачами ЭПК являются:
5.1 определение видов и состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов и состава документов, относящихся к Архивному фонду КБР и подлежащих хранению в архивах;
5.2 рассмотрение и принятие решений по оптимизации состава документов Архивного фонда КБР, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов, а также архивов организаций;
5.3 методическое руководство деятельностью экспертных комиссий (далее - ЭК) организаций;
5.4 обсуждение и решение методических вопросов обеспечения работ в архивных учреждениях.
Глава 3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭПК
6. ЭПК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:
6.1 примерные и отраслевые списки видов организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные и муниципальные архивы, изменения и дополнения к спискам;
6.2 списки организаций (лиц) - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, в том числе источников комплектования научно-технической, кинофотофоновидео и другой специальной документацией, изменения и дополнения к спискам;
6.3 примерные и отраслевые перечни документов, подлежащие приему в государственные архивы и дополнения к ним;
6.4 примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций-источников комплектования;
6.5 представляемые организациями описи документов постоянного хранения управленческой, научно-технической и другой специальной документации, описи дел по личному составу и долговременного хранения;
6.6 описи дел постоянного хранения, составленные в государственных и муниципальных архивах после проведения научно-технической обработки документов, акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов государственных и муниципальных архивов;
6.7 акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в государственных и муниципальных архивах, акты об отсутствии дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
6.8 перечни особо ценных и уникальных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах;
6.9 вопросы приема и приобретения на государственное хранение документов личного происхождения;
6.10 проекты методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций, организации документов в делопроизводстве организаций, обеспечения сохранности документов их учета и использования, состава научно-справочного аппарата, разработанные архивными и другими организациями республики;
6.11 отчеты, сообщения, обзоры по результатам исследований по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций;
6.12 предложения архивных и других организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам, перечисленным в подпункте 6.10, а также по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков временного хранения документов Архивного фонда в организациях;
6.13 информации о работе ЦЭПК, ЭК территориальных органов федеральных органов власти, органов государственной власти республики, организаций-источников комплектования;
6.14 спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций, возникающие при отборе и подготовке документов Архивного фонда КБР.
Глава 4. ПРАВА ЭПК
7. ЭПК принимает решения:
7.1 об утверждении описей дел и документов постоянного хранения (подпункты 6.4 и 6.5), перечней и описей особо ценных и уникальных документов, а также описей страховых копий, актов (подпункты 6.6 и 6.7);
7.2 о согласовании номенклатур дел (подпункт 6.3), описей документов по личному составу (подпункт 6.4), актов (подпункт 6.6), списков учреждений (лиц), изменений и дополнений к ним (подпункты 6.1 и 6.2), планов и графиков передачи документов;
7.3 об одобрении проектов методических пособий (подпункт 6.9), результатов изучения архивных проблем (подпункт 6.10).
8. ЭПК принимает рекомендации по результатам обсуждения вопросов о приеме на государственное хранение документов личного происхождения (подпункт 6.8), предложений по разработке нормативных документов и методических пособий (подпункт 6.11), информаций о работе ЦЭПК, ЭК территориальных органов федеральных органов власти, органов государственной власти республики, организаций-источников комплектования (подпункт 6.13), спорных вопросов, возникающих при отборе документов на государственное хранение (подпункт 6.14).
Рекомендации ЭПК по этим вопросам в необходимых случаях направляются для дальнейшего рассмотрения ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве.
9. ЭПК предоставлено право:
9.1 в необходимых случаях при рассмотрении описей дел постоянного хранения требовать предоставления организацией актов о выделении документов к уничтожению;
9.2 рекомендовать организациям принятие мер по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов;
9.3 запрашивать предложения и заключения архивных и других организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы заседания ЭК по рассмотрению указанных вопросов и материалы к ним;
9.4. информировать руководителей архивных и других организаций по вопросам деятельности их ЭК;
9.5. требовать от ЭК организаций-источников комплектования соблюдения нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы;
9.6 ставить перед АС КБР вопрос о привлечении к ответственности в соответствии с действующим законодательством лиц, виновных в незаконном уничтожении документов Архивного фонда и нарушении правил обеспечения сохранности документов.
10. Председатель ЭПК обладает правами, вытекающими из Положения об ЭПК, руководит ее деятельностью, несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач. Председатель ЭПК имеет право приглашать на заседание комиссии и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании, специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.
11. Секретарь ЭПК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии.
Глава 5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭПК
12. Деятельность ЭПК предусматривается планом работы АС КБР на текущий год.
13. Заседания ЭПК созываются в соответствии с графиком заседания ЭПК, но не реже одного раза в месяц. При необходимости могут проводиться выездные заседания. Заседание комиссии считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.
14. Заседания ЭПК протоколируются. Решения комиссии принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
15. Протокол ЭПК подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается руководителем АС КБР.
16. По результатам рассмотрения вопросов на заседаниях ЭПК заинтересованным учреждениям и лицам направляются решения комиссии.
17. Секретарь ЭПК по указанию председателя комиссии обеспечивает явку членов комиссии на заседание, ведет протокол заседания, информирует заинтересованные организации и лиц о решениях ЭПК, осуществляет учет и отчетность о работе комиссии, ведет документацию и обеспечивает ее сохранность, осуществляет контроль за сроками прохождения документов и исполнения решений ЭПК.
18. ЭПК имеет штампы об утверждении и о согласовании документов, указанных в подпунктах 7.1 и 7.2 пункта 7 настоящего Положения.
Приложение № 2
к Приказу
Архивной службы КБР
от 16 мая 2014 г. № 33
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЫ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК, комиссия) Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики (далее - АС КБР) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК, утвержденного приказом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики.
1. Планирование работы ЭПК
1.1. ЭПК организует свою работу в соответствии с планами основных мероприятий АС КБР.
1.2. Секретарь ЭПК по указанию председателя ЭПК организует работу по формированию плана работы ЭПК на год.
1.3. При разработке плана работы ЭПК учитываются планы работы и предложения АС КБР, архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов Кабардино-Балкарской Республики, экспертных комиссий организаций.
1.4. В план работы ЭПК могут включаться совместные заседания с экспертно-методическими комиссиями республиканских архивных учреждений по вопросам, относящимся к их компетенции.
2. Организация работы с документами,
поступающими на рассмотрение ЭПК
2.1. Архивная служба КБР, архивные отделы администраций муниципальных районов и городских округов Кабардино-Балкарской Республики, готовят заключения о качестве проведенной экспертизы ценности документов, отбора на постоянное хранение описей дел и актов о выделении к уничтожению документов организаций источников комплектования, а также подготовки номенклатур дел, инструкций и других документов.
2.2. Вся поступающая на ЭПК документация рассматривается членами ЭПК не позднее чем в месячный срок со дня поступления.
2.3. На каждый вид документов секретарь ЭПК составляет отдельную регистрационную карточку. Дата получения (регистрации) документа проставляется на заключении к нему.
2.4. Секретарь ЭПК в установленном порядке регистрирует и передает на рассмотрение членам ЭПК документы вместе с заключениями к ним и регистрационной карточкой в день поступления, но не позднее чем за 6 рабочих дней до даты проведения заседания ЭПК.
2.5. Члены ЭПК рассматривают представленные документы в течение 6 рабочих дней.
2.6. По итогам рассмотрения документов члены ЭПК готовят проекты решений ЭПК с замечаниями и предложениями, в том числе в электронном виде. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня, в порядке исключения, только с разрешения руководителя АС КБР.
2.7. Руководитель АС КБР принимает решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЭПК. В случае внепланового внесения вопроса на ЭПК срок представления материалов и проекта решения устанавливается руководителем АС КБР.
2.8. Проект решения ЭПК, при необходимости, согласовывается с заинтересованными лицами и организациями.
2.9. В целях выработки научно-обоснованных решений по оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации, фондированию архивных документов, отнесению документов к особо ценным и уникальным председатель ЭПК поручает членам комиссии в установленном порядке вести подготовку вопросов для вынесения на рассмотрение ЭПК, привлекает в установленном порядке к подготовке отдельных вопросов специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.
2.10. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы, подготовленные архивными учреждениями, иными организациями, должны быть оформлены с учетом нормативных требований, иметь необходимое количество экземпляров с обязательным приложением протокола ЭК организации по обсуждению указанных вопросов. Содержащиеся в документах предложения должны быть аргументированы.
2.11. Документы, представленные на ЭПК без необходимых материалов, установленных настоящим Регламентом, к рассмотрению ЭПК не принимаются и подлежат возврату.
2.12. Дата проведения и список документов подлежащих рассмотрению на очередном заседании ЭПК определяется не позднее чем за 10 рабочих дней.
Поступающие на рассмотрение ЭПК документы, имеющие ограничительные грифы, регистрируются специалистом сектора по защите государственной тайны, мобилизационной работе, делам ГО и ЧС АС КБР, рассматриваются членами ЭПК, допущенными в установленном порядке к работе с документами, содержащими государственную тайну.
3. Подготовка и проведение заседаний ЭПК
3.1. Заседания ЭПК созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц.
Заседание считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава ЭПК.
3.2. Повестка дня очередного заседания комиссии составляется секретарем ЭПК и передается со всеми материалами председателю ЭПК не позднее чем за 2 дня до заседания.
3.3. Ответственность за качество подготовки документов возлагается на работников архивов, представляющих данные документы на рассмотрение ЭПК.
3.4. Члены ЭПК несут дисциплинарную ответственность за качество рассмотрения материалов.
3.5. Проекты решений ЭПК обсуждаются членами комиссии на заседании, после чего проводится голосование по принимаемому решению.
Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается руководителем АС КБР. Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
3.6. Заседания ЭПК протоколируются секретарем комиссии. Протокол подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается руководителем АС КБР в течение 15 дней после заседания, после чего он приобретает силу распорядительного документа.
3.7. Протокол печатается в одном экземпляре.
3.8. Решения ЭПК о результатах рассмотрения основных документов могут оформляться в качестве самостоятельного приложения к протоколу (описи, номенклатуры дел, акты, инструкции, положения и др.). Решения ЭПК направляются секретарем ЭПК заинтересованным организациям в срок, не превышающий 10 дней после утверждения протокола.
3.9. По результатам рассмотрения на заседании комиссии и в соответствии с принятым ЭПК решением секретарь проставляет в карточках номер и дату протокола.
Карточки на утвержденные и согласованные документы после оформления протокола помещаются в учетно-справочную картотеку.
Карточки на документы, возвращенные решением ЭПК на доработку, включаются в контрольную картотеку.
3.10. На документах, утвержденных (согласованных) ЭПК без замечаний, секретарь проставляет или заполняет соответствующий гриф.
4. Организация контроля и проверка исполнения решений
4.1. Вид контроля и сроки представления информации о выполнении решений ЭПК определяются в тексте решений.
4.2. Секретарь ЭПК организует учет и оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения, систематически информирует председателя ЭПК о ходе выполнения решений и рассмотрения поступивших документов.
4.3. Повторное представление документов (описей, номенклатур дел, актов и др.) на комиссию осуществляется не позднее 1 месяца.
4.4. В случаях, когда рассмотренный документ возвращается для доработки учреждению, секретарь оставляет на контроле 2-й экземпляр этого документа с заключением, помещая его в отдельную папку.
4.5. После того, как контролируемый документ рассмотрен и принято соответствующее решение, секретарь ЭПК проставляет номер и дату на документе и карточке.
4.6. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК.
4.7. Секретарь ЭПК организует своевременную передачу рассмотренных документов кураторам и другим заинтересованным лицам.
Приложение № 3
к Приказу
Архивной службы КБР
от 16 мая 2014 г. № 33
СОСТАВ
ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ ПРИ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЕ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Власов Игорь Александрович
-
председатель комиссии, заместитель Руководителя АС КБР
Мамбетова Елена Валентиновна
-
заместитель председателя, начальник управления УЦДНИ АС КБР
Шибзухова Эльбина Георгиевна
-
секретарь комиссии, ведущий специалист УЦГА АС КБР
Члены комиссии:
Бжинаева Марина Хамидовна
-
начальник архивного отдела местной администрации г.о. Нальчик (по согласованию)
Карчаева Жаннетта Борисовна
-
заведующий сектором АС КБР
Кярова Асият Хазреталиевна
-
начальник отдела УЦГА АС КБР
Пазов Анзор Альбертович
-
начальник отдела УЦДНИ АС КБР
Постниченко Лариса Егоровна
-
главный специалист - эксперт отдела УЦГА АС КБР
Шахманова Анна Азреталиевна
-
начальник отдела АС КБР
------------------------------------------------------------------
По датам
Информация
Ключевые слова