Региональное
Законодательство
Кабардино-Балкарии

Распоряжение Правительства КБР от 31.12.2014 N 828-рп <Об утверждении Временного положения о порядке регистрации входящей, исходящей корреспонденции и организации обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики в период проведения опытной эксплуатации единой системы электронного документооборота органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления>

ПРАВИТЕЛЬСТВО КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 декабря 2014 г. № 828-рп

В целях опытной эксплуатации единой системы электронного документооборота органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления (далее - Система) в части регистрации входящей, исходящей корреспонденции и организации обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики:
1. Утвердить Временное положение о порядке регистрации входящей, исходящей корреспонденции и организации обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики в период проведения опытной эксплуатации единой системы электронного документооборота органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления (далее - Временное положение).
2. Исполнительным органам государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, рекомендовать иным органам государственной власти Кабардино-Балкарской Республики:
осуществлять регистрацию входящей, исходящей корреспонденции и обмен документами в электронном виде между органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики в соответствии с Временным положением;
обеспечить проведение опытной эксплуатации Системы в структурных подразделениях органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики;
ежемесячно представлять информацию о результатах проведения опытной эксплуатации Системы в Аппарат Правительства Кабардино-Балкарской Республики.
3. Управлению делами Главы и Правительства Кабардино-Балкарской Республики:
обеспечить организацию опытной эксплуатации Системы;
разработать и направить в органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики форму представления информации о результатах проведения опытной эксплуатации Системы.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Председатель Правительства
Кабардино-Балкарской Республики
А.МУСУКОВ





Утверждено
распоряжением
Правительства
Кабардино-Балкарской Республики
от 31 декабря 2014 г. № 828-рп

ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ, ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
И ОРГАНИЗАЦИИ ОБМЕНА ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ МЕЖДУ
ОРГАНАМИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ
РЕСПУБЛИКИ В ПЕРИОД ПРОВЕДЕНИЯ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ ЕДИНОЙ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
И ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

I. Общие положения

1. Настоящее Временное положение определяет правила работы с документами в единой системе электронного документооборота органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления на базе программного продукта "Дело" (далее - ЕСЭД) в режиме опытной эксплуатации в целях организации документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее - ОГВ).
2. ЕСЭД предназначена для автоматизированной обработки входящей, исходящей корреспонденции, контроля исполнительской дисциплины и организации обмена документами в электронном виде между ОГВ.
3. Документы в ЕСЭД регистрируются один раз, повторная регистрация документов не допускается.
4. Ответственность за соблюдение работниками правил использования ЕСЭД в ОГВ возлагается на руководителя ОГВ.

II. Порядок регистрации входящих документов,
поступающих в ОГВ от внешних корреспондентов

5. Регистрация входящих документов от внешних корреспондентов осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в ОГВ.
6. При регистрации входящих документов работник, ответственный за делопроизводство в ОГВ, должен:
6.1 в соответствующем поле программы выбрать наименование соответствующей группы документов (после чего автоматически откроется регистрационная карточка документа с текущей датой и порядковым регистрационным номером данной группы документов);
6.2 заполнить первую группу обязательных полей регистрационной карточки (в соответствии с данными, указанными на регистрируемом документе):
корреспондент;
исходящий номер и дата;
подписант;
6.3 осуществить проверку на повторность документа (в случае поступления документа повторно ему присваивается номер ранее зарегистрированного документа и текущая дата. Повторный документ сканируется, в поле "Примечание" делается отметка о повторном получении документа с указанием даты его получения и способа доставки. Повторный документ подшивается в дело);
6.4 заполнить вторую группу обязательных полей регистрационной карточки:
состав (указывается общее количество листов документа, включая приложения);
доставка (способ доставки выбирается из выпадающего списка);
кому (указывается должностное лицо ОГВ, при отсутствии адресата документ считается поступившим руководителю ОГВ);
содержание (указывается краткое содержание, отражающее суть документа);
6.5 проставить дату и регистрационный номер на бумажном экземпляре документа и затем отсканировать его;
6.6 установить связки между документами (в случае если поступивший документ является ответом на ранее направленный исходящий документ ОГВ или дополнением к какому-либо ранее поступавшему/направленному документу);
6.7 сохранить регистрационную карточку документа.

III. Порядок учета входящих документов, поступающих
посредством ЕСЭД от других ОГВ

7. Учет входящих документов, поступающих от ОГВ, подключенных к ЕСЭД, осуществляют работники, ответственные за делопроизводство в ОГВ. Не допускается повторная регистрация (создание новой регистрационной карточки) документа в случае его поступления посредством ЕСЭД.
8. Для учета входящих документов работник должен:
8.1 выполнить поиск поступившего документа в ЕСЭД по его регистрационному номеру и дате регистрации;
8.2 сделать отметку о поступлении на бумажном экземпляре документа (регистрационный номер документа и дату поступления бумажного экземпляра).

IV. Порядок регистрации исходящих документов,
направляемых внешним корреспондентам

9. Регистрация ответов на обращения граждан и исходящих документов, направляемых в ОГВ, организации и учреждения, не подключенные в ЕСЭД, осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в ОГВ.
10. При регистрации исходящих документов, направляемых внешним корреспондентам, работник должен:
10.1 в соответствующем окне программы выбрать наименование группы документов в соответствии с номенклатурой дел (после чего автоматически откроется регистрационная карточка документа с текущей датой и порядковым регистрационным номером);
10.2 заполнить обязательные поля регистрационной карточки:
подписант (выбирается должностное лицо, подписавшее документ);
содержание (указывается краткое содержание, отражающее суть документа);
исполнитель документа (выбирается должностное лицо, подготовившее документ);
адресат (выбирается наименование организации из справочника "Список организаций";
состав (указывается общее количество листов документа, включая приложения);
10.3 записать дату и регистрационный номер на бумажном экземпляре документа, затем отсканировать его;
10.4 установить связки между документами (в случае, если исходящий документ является ответом на ранее направленный в ОГВ документ или дополнением к какому-либо ранее поступавшему/направленному документу);
10.5 сохранить регистрационную карточку документа.

V. Порядок регистрации исходящих документов,
направляемых в ОГВ, подключенных к ЕСЭД

11. Регистрация исходящих ответов и инициативных документов, направляемых между ОГВ посредством ЕСЭД, осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в ОГВ.
12. При регистрации исходящих документов работник должен:
12.1 в соответствующем окне программы выбрать наименование группы документов в соответствии с номенклатурой дел (после чего автоматически откроется регистрационная карточка документа с текущей датой и порядковым регистрационным номером);
12.2 заполнить обязательные поля регистрационной карточки:
подписант (выбирается должностное лицо, подписавшее документ);
содержание (указывается краткое содержание, отражающее суть документа);
исполнитель документа (выбирается должностное лицо, подготовившее документ);
внутренний адресат (из справочника "Подразделения" выбирается должностное лицо, которому адресован документ);
состав (указывается общее количество листов документа, включая приложения);
12.3 записать дату и регистрационный номер на бумажном экземпляре документа, затем отсканировать его;
12.4 установить связки между документами (в случае если исходящий документ является ответом на ранее направленный документ или дополнением к какому-либо ранее поступавшему/направленному документу);
12.5 установить отметку об отправке документа внутреннему адресату (отправить регистрационную карточку документа по ЕСЭД);
12.6 сохранить регистрационную карточку документа.


6. Порядок формирования поручений в ЕСЭД

13. Формирование поручений в ЕСЭД осуществляется:
непосредственно должностным лицом ОГВ;
работником, уполномоченным соответствующим должностным лицом вводить резолюции в ЕСЭД от имени этого должностного лица;
работником, ответственным за делопроизводство в ОГВ.
14. Поручение в ЕСЭД формируется в соответствии с резолюцией должностного лица на документе.
15. Если поручение создается во исполнение вышестоящего поручения, то необходимо создавать подчиненную резолюцию.
16. Поручение не ставится на контроль, если оно носит информативный характер и не требует исполнения (например, поручения "для информации", "для использования в работе" и т.д.). Во всех иных случаях создается "контрольная" карточка поручения.
17. В карточку поручения вносятся следующие данные:
текст резолюции должностного лица ОГВ. (Текст резолюции в ЕСЭД должен в точности повторять текст резолюции должностного лица на бумажном носителе);
срок исполнения поручения. (Срок исполнения поручения указывается в соответствии с резолюцией должностного лица или с локальным нормативным актом ОГВ);
категория поручения. (Категория поручения устанавливается в соответствии с резолюцией должностного лица - "важно", "срочно", "В. срочно" и т.д.);
контролер поручения. (Контролер поручения выбирается в соответствии с резолюцией должностного лица);
исполнитель поручения. (Внутренний или внешний исполнитель по поручению выбирается в соответствии с резолюцией должностного лица. Ответственному исполнителю устанавливается соответствующий признак).
18. В карточку неконтрольного поручения вносится только текст резолюции должностного лица ОГВ. Срок исполнения и контролер поручения при этом не устанавливаются.
19. Рассылка поручений исполнителям и контролерам в ЕСЭД осуществляется автоматически.
20. В случаях, когда одинаковое поручение дается нескольким должностным лицам, карточка поручения формируется отдельно для каждого должностного лица.
21. В случаях, когда срок исполнения поручения переносится на более поздний, контролер поручения изменяет плановую дату исполнения поручения и вносит в поле "Ход исполнения" информацию о переносе срока исполнения (с указанием первоначальной и новой даты исполнения).

VII. Порядок исполнения поручений в ЕСЭД

22. Исполнение поручений в ЕСЭД осуществляется введением отчета об исполнении поручения, а при необходимости - направлением исходящего/внутреннего документа автору резолюции.
23. Отчет об исполнении поручения вводится в правом нижнем углу регистрационной карточки документа с использованием карточки отчета.
24. В карточку отчета вносятся следующие данные:
24.1 состояние исполнения. (Выбирается из выпадающего списка - "промежуточный" или "окончательный". "Окончательный" отчет формируется при полном завершении работы над поручением. Во всех остальных случаях формируется "Промежуточный" отчет);
24.2 дата составления отчета. (При составлении отчета "Окончательный" указывается фактическая дата составления отчета. При составлении отчета "Промежуточный" дата составления отчета не указывается, в случае если дата проставлена автоматически необходимо заменить ее нулевым значением);
24.3 текст отчета. (Для карточки неконтрольного поручения отчет может содержать следующую информацию: "Принято для использования в работе", "Принято к исполнению", "Принято для информации", "Ознакомлен/ознакомлена" и т.д. Не допускается использование подобных формулировок при формировании отчета по контрольным поручениям. Текст отчета по контрольным поручениям должен содержать полный и исчерпывающий объем информации, свидетельствующий об исполнении поручения (например, "Подготовлен и направлен ответ от 30.12.2014 № 05-14 (см. связки)", "По данному вопросу проведено рабочее совещание 13.04.2013, на котором принято решение о..." и т.д.);
24.4 дополнительно прикрепленные файлы документов (при необходимости).
25. Отчет об исполнении поручения формируется как для контрольной, так и для неконтрольной карточки поручения.
26. Отчет об исполнении поручения в виде исходящего/внутреннего документа направляется с использованием раздела "Связки". Для формирования "Связки" необходимо создать связанную регистрационную карточку документа, заполнить соответствующие реквизиты, указанные в разделах 5 - 6 настоящего Временного положения, и направить ее должностному лицу - автору резолюции.

VIII. Порядок контроля исполнения поручений

27. Информация об исполнении поручения доводится до контролера поручения путем формирования отчетов в ЕСЭД согласно разделу 7 настоящего Временного положения.
28. Работник, указанный в качестве контролера, несет ответственность за своевременное внесение информации о ходе исполнения поручения и основание для снятия с контроля поручений.
29. При поступлении информации о ходе исполнения поручения работник, указанный в качестве контролера, обязан внести в карточку поручения информацию о фактическом сроке исполнения, при необходимости заполнить графу "Основание для снятия с контроля" и снять поручение с контроля.
30. В случае если на момент окончания срока исполнения поручения работнику-контролеру не была представлена информация об исполнении поручения, поручение считается неисполненным. Работник, указанный в качестве контролера, вносит в регистрационную карточку поручения информацию о ходе исполнения поручения (при наличии такой информации) и включает такое поручение в отчет о неисполненных поручениях для представления должностному лицу, давшему поручение.
31. Работник, указанный в качестве контролера, обязан ежедневно представлять автору поручений отчет о неисполненных поручениях по состоянию на конец рабочего дня представления отчета в порядке, установленном настоящим Временным положением (ежедневный отчет).


------------------------------------------------------------------