Региональное
Законодательство
Кабардино-Балкарии

Приказ Минсельхоза КБР от 03.09.2014 N 106 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству"

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ
от 3 сентября 2014 г. № 106

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В соответствии с постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 02.03.2011 № 49-ПП "О Правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Кабардино-Балкарской Республики (далее - Инструкция).
2. Отделу по вопросам государственной службы, кадров, профилактики коррупции и делопроизводства (В.Ж. Канкулова) обеспечить ознакомление государственных гражданских служащих Министерства сельского хозяйства Кабардино-Балкарской Республики с настоящей Инструкцией в целях использования в работе.
3. Государственным гражданским служащим Министерства сельского хозяйства Кабардино-Балкарской Республики при подготовке документов руководствоваться настоящей Инструкцией.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр
М.ШАХМУРЗОВ





Утверждена
приказом
Министерства сельского хозяйства
Кабардино-Балкарской Республики
от 3 сентября 2014 г. № 106

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Кабардино-Балкарской Республики (далее - Инструкция) устанавливает обязательные для всех государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) Министерства сельского хозяйства Кабардино-Балкарской Республики (далее - Министерство) правила документирования и порядок документооборота.
2. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
3. Настоящая Инструкция разработана на основании Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76, с учетом положений следующих законодательных и нормативных актов в сфере информации, документации и архивного дела:

- Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных";
- Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
- Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";
- постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти";
- постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";
- постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";
- постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 года № 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов";
- республиканский Закон от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики";
- республиканский Закон от 3 августа 2002 года № 52-РЗ "О правовых актах в Кабардино-Балкарской Республике";
- республиканский Закон от 12 января 2009 года № 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике";
- республиканский Закон от 15 апреля 2010 года № 23-РЗ "О дополнительных гарантиях права граждан на обращения в Кабардино-Балкарской Республике";
- республиканский Закон от 25 ноября 2010 года № 96-РЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Кабардино-Балкарской Республики";
- Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 6 июля 2005 года № 237-ПП-дсп "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики";

- постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 27 июля 2006 года № 193-ПП "О Регламенте Правительства Кабардино-Балкарской Республики";
- постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 11 августа 2010 года № 163-ПП "О порядке проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики".
4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми министром сельского хозяйства Кабардино-Балкарской Республики.
6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляет отдел государственной службы, кадров, профилактики коррупции и делопроизводства (далее - Отдел).
8. Функции, задачи, права и ответственность Отдела регламентируются положением о нем, должностные обязанности работников отдела государственной службы, кадров и делопроизводства устанавливаются должностными регламентами.
9. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом министра сельского хозяйства Кабардино-Балкарской Республики и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.
10. Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:
содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения министра сельского хозяйства Кабардино-Балкарской Республики;
работники структурных подразделений Министерства несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции;
при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни гражданские служащие обязаны передать все находящиеся у них документы другим гражданским служащим по указанию министра сельского хозяйства Кабардино-Балкарской Республики, при увольнении или переводе на иную должность гражданского служащего передача документов и дел осуществляется по акту.

Основные понятия

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, составной части Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти.


3.3. Создание документов в Министерстве

3.3.1. Бланки документов

Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В Министерстве используются следующие виды бланков:
бланк приказа (приложение № 1);
бланк постановления (приложение № 2);
бланк протокола (приложения № 3, № 4 и № 5);
бланк письма Министерства (приложение № 6 - не приводится).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
Бланки документов Министерства разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля;
- для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование органа исполнительной власти;
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа;
- для бланка письма Министерства:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
- для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти):
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование органа исполнительной власти;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
В целях обеспечения порядка использования бланков документов Отделом Министерства ведется учет бланков по журналу учета бланков (приложение № 7).
Бланки Министерства выдаются руководителям структурных подразделений по журналу выдачи бланков (приложение № 8).
Испорченные бланки возвращаются в Отдел руководителями структурных подразделений для уничтожения.
При подготовке документов Министерства рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 13, 14, 15 через 1 - 1,5. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифтов меньших размеров и интервал 0,8.
Настоящей Инструкцией устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 30 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

3.3.2. Оформление реквизитов документов

Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В Министерстве установлен следующий состав реквизитов документов:
а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
б) наименование Министерства;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о Министерстве;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Министерстве; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.3.2.1. Правила оформления реквизитов документов

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики

Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов Министерства в соответствии с республиканским Законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики".
На бланках документов Министерства изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти".
Наименование органа исполнительной власти (полное и сокращенное) помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному положением о Министерстве.
Сокращенное наименование Министерства помещается в скобках под полным наименованием.
Над наименованием структурного подразделения органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики указывается полное наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики.

Справочные данные о Министерстве

Справочные данные о Министерстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН, номера лицевого и расчетного счетов.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Нальчик) указывается в бланках документов Министерства, за исключением бланков писем.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Отделом регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 года.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве: сначала проставляется порядковый номер документа по программе регистрации входящих или исходящих документов, затем после косой черты - номер дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства, в которое будет подшит данный документ.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат

Документы адресуют в органы исполнительной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган исполнительной власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство образования
и науки
Кабардино-Балкарской Республики

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю Государственного комитета
по занятости населения

И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих органа исполнительной власти;
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;
Правила (чего?) внутреннего служебного распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.