Региональное
Законодательство
Кабардино-Балкарии

Приказ Госкомимущества КБР от 24.09.2014 N 115 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственном комитете Кабардино-Балкарской Республики по земельным и имущественным отношениям"

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПО ЗЕМЕЛЬНЫМ И ИМУЩЕСТВЕННЫМ ОТНОШЕНИЯМ

ПРИКАЗ
от 24 сентября 2014 г. № 115

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ГОСУДАРСТВЕННОМ КОМИТЕТЕ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПО ЗЕМЕЛЬНЫМ И ИМУЩЕСТВЕННЫМ ОТНОШЕНИЯМ

Во исполнение Постановления Правительства КБР от 02.03.2011 № 49-ПП "О правилах делопроизводства в исполнительных органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики" приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Государственном комитете Кабардино-Балкарской Республики по земельным и имущественным отношениям (Протокол от 23.09.2014 № 1).
2. Начальнику отдела государственной службы, кадров и делопроизводства (Яковлева Н.И.) ознакомить государственных гражданских служащих Госкомимущества КБР и назначаемых на должности государственной гражданской службы в Госкомимущество КБР с настоящим Приказом.
3. Начальникам структурных подразделений Госкомимущества КБР обеспечить исполнение Инструкции государственными гражданскими служащими Комитета.
4. Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в Министерстве по управлению государственным имуществом и земельным ресурсам Кабардино-Балкарской Республики, утвержденную Приказом Минимущества КБР от 26.06.2012 № 40.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Председатель
А.ТОНКОНОГ





Утверждена
Приказом
Министерства государственного
имущества и земельных отношений
Кабардино-Балкарской Республики
от 24 сентября 2014 г. № 115

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННОМ КОМИТЕТЕ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ПО ЗЕМЕЛЬНЫМ
И ИМУЩЕСТВЕННЫМ ОТНОШЕНИЯМ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Государственном комитете Кабардино-Балкарской Республики по земельным и имущественным отношениям (далее - Инструкция, Комитет) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Комитета документов, совершенствования делопроизводства в Комитете и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция устанавливает обязательные для всех государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) аппарата Комитета правила документирования и порядок документооборота.
1.3. Правовым основанием для разработки Инструкции являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение о Государственном комитете Кабардино-Балкарской Республики по земельным и имущественным отношениям, утвержденное Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 21.03.2014 № 36-ПП, и утвержденные Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми председателем Государственного комитета Кабардино-Балкарской Республики по земельным и имущественным отношениям (далее - Председатель).
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет отдел государственной службы, кадров и делопроизводства (далее - Отдел).
1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя или его заместителей; государственные служащие структурных подразделений Комитета несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
1.9. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе государственные служащие обязаны передать все находящиеся у них документы другому государственному служащему по указанию руководителя подразделения; при увольнении или переводе по службе государственного служащего передача документов и дел осуществляется по акту.
1.10. В инструкции используются следующие понятия: документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Комитета;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, составной части Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

2. Создание документов в Комитете

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы, создаваемые в Комитете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), изготовленных типографским способом, и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление (приложение № 1).
2.1.2. Бланки документов Комитета разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов: посередине листа вдоль верхнего поля.
На бланках Комитета помещается изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики.
2.1.3. в Комитете установлены следующие виды бланков:
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк письма Комитета;
бланк протокола;
бланк доверенности.
2.1.4 Бланки Комитета имеют следующие реквизиты:
бланк приказа: Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики; наименование Комитета на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики; вид документа; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа;
бланки распоряжения, доверенности: Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики; наименование Комитета на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики; вид документа; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения), доверенности;
бланк письма Комитета: Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики; наименование Комитета на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики; справочные данные о Комитете (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения); отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

2.2. Общие требования к оформлению документов

2.2.1. Документы, создаваемые в Комитете, печатаются шрифтом Times New Roman, размером № 13 - 15 через 1 - 2 междустрочных интервала.
При печатании таблиц могут использоваться шрифты других размеров.
2.2.2. Каждый напечатанный лист документа на стандартных листах бумаги имеет следующие размеры полей:
левое - от 2,7 до 3,5 см;
правое - от 1,25 до 2,25 см;
верхнее - не менее 2,5 см;
нижнее - не менее 2 см.
2.2.3. При оформлении текста документа на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без точки. Первые листы документа и приложений к нему не нумеруются.
2.2.4. Документы, создаваемые Комитетом, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:
а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) визы согласования документа;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Комитет; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

2.3. Правила оформления реквизитов документов

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики

Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов Комитета в соответствии с Законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 августа 1994 года № 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики".
На бланках документов Комитета изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти".
Наименование Комитета (полное и сокращенное) помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Комитете. Сокращенное наименование Комитета помещается в скобках под полным наименованием.

Справочные данные о Комитете

Справочные данные о Комитете указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, номера лицевого и расчетного счетов, ИНН.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ДОВЕРЕННОСТЬ) включается в бланк соответствующего вида документов. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Нальчик) указывается в бланках Комитета, за исключением бланков писем.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Отделом при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца (число), месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Комитете, и присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат

Документы адресуют в органы исполнительной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам. При адресовании документа в орган исполнительной власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство образования и науки
Кабардино-Балкарской Республики

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю
Государственного комитета
по занятости населения
И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии. Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных
государственных гражданских служащих органа исполнительной власти;
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;
Правила (чего?) внутреннего служебного распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.