Региональное
Законодательство
Кабардино-Балкарии

Приказ АС КБР от 16.10.2014 N 55 "О создании экспертной комиссии по отбору, приему на хранение или уничтожению документов, содержащих государственную тайну, в Архивную службу КБР"

АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ
от 16 октября 2014 г. № 55

О СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ОТБОРУ, ПРИЕМУ
НА ХРАНЕНИЕ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ
ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ, В АРХИВНУЮ СЛУЖБУ КБР
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа АС КБР от 23.12.2014 № 77)

В соответствии со статьей 19 Закона Российской Федерации "О государственной тайне" от 21.07.1993 № 5485-1, п. 11 раздела XVI Инструкции по обеспечению режима секретности в РФ от 05.01.2004 № 3-1, п.п. 2.1.1. - 2.2.4. Методических рекомендаций по работе государственных архивов с документами Архивного фонда Российской Федерации, содержащими государственную тайну, инв. № 168-2004 приказываю:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в целях проведения экспертизы ценности секретных документов, их отбора для передачи в Архивную службу КБР или для уничтожения.
2. Утвердить Положение об экспертной комиссии по отбору, приему на хранение или уничтожению документов, содержащих государственную тайну, в Архивную службу КБР.
3. Утвердить экспертную комиссию в следующем составе:
- Шогенов Ш.Х. - заместитель руководителя Архивной службы КБР (председатель комиссии);
- Пшибиев А.С. - начальник отдела организации государственного хранения, учета и научно-справочного аппарата, микрофильмирования и реставрации документов УЦГА АС КБР (секретарь комиссии);
- Цахилова Е.А. - заведующий сектором по защите государственной тайны, мобилизационной работе, делам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики;
- Каров Т.А. - начальник УЦГА АС КБР;
- Мамбетова Е.В. - начальник УЦДНИ АС КБР.
(в ред. Приказа АС КБР от 23.12.2014 № 77)
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя АС КБР Ш.Х. Шогенова.

Руководитель
Архивной службы КБР
П.Г.СЕМЕНОВ





Утверждено
Приказом
Архивной службы КБР
от 16 октября 2014 г. № 55

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ОТБОРУ, ПРИЕМУ
НА ХРАНЕНИЕ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ
ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ, В АРХИВНУЮ СЛУЖБУ КБР

I. Общие положения

1.1. Экспертная комиссия (далее - ЭК) по отбору, приему на хранение или уничтожению документов, содержащих государственную тайну, в Архивную службу КБР является постоянно действующим органом, осуществляющим экспертизу документов, принимаемых на хранение или уничтожение в АС КБР, и включение их в состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики.

1.2. ЭК руководствуется в своей деятельности ФЗ "О государственной тайне" от 21.07.1993, Инструкцией по обеспечению режима секретности в РФ от 05.01.2004 № 3-1, Методическими рекомендациями по работе государственных архивов с документами Архивного фонда РФ, содержащими государственную тайну, инв. № 168-2004, РЗ "Об архивном деле в КБР" от 18.12.2008, Положением об Архивной службе КБР от 07.12.2011 № 370-ПП, настоящим Положением.
1.3. Решения ЭК утверждаются руководителем АС КБР и являются обязательными для исполнения.
1.4. В состав ЭК, утверждаемый руководителем АС КБР, входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов Архивной службы КБР, имеющих допуск к работе с секретными документами.
1.5. Председатель ЭК назначается из числа ответственных работников АС КБР.
1.6. Председатель ЭК осуществляет общее руководство деятельностью комиссии, председательствует на заседаниях ЭК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭК задач.
1.7. Председатель ЭК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЭК специалистов архивных и других организаций.
1.8. Секретарь ЭК назначается из числа сотрудников АС КБР, обеспечивающих подготовку вопросов для рассмотрения ЭК.
1.9. Секретарь ЭК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний ЭК, обеспечивает своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭК, их регистрацию и учет, готовит документы к рассмотрению на заседании ЭК, обеспечивает членов ЭК материалами, подготовленными к рассмотрению ЭК, направляет копии протоколов заседаний ЭК ее членам, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭК.

II. Основные задачи экспертной комиссии

2.1. Основными задачами ЭК являются:
2.2. Прием на государственное хранение секретных документов.
2.3. Рассмотрение и утверждение членами ЭК описей дел, сдаваемых на государственное хранение.
2.4. Оформление протоколов заседания ЭК с результатом рассмотрения описей дел.
2.5. При этом в протоколе перечисляются все лица, принимавшие участие в заседании ЭК, с указанием должностей, фамилий и инициалов членов ЭК архива и приглашенных.
2.6. Если в протокол заседания ЭК архива требуется внесение сведений, составляющих государственную тайну, этот протокол оформляется как секретный документ с соответствующим грифом секретности.
2.7. Секретные протоколы заседаний ЭК архива оформляются и учитываются в установленном порядке и хранятся в РСП архива.

III. Основные функции экспертной комиссии

3.1. Рассмотрение и вынесение решений о приеме на государственное хранение секретных документов.
3.2. Секретные документы, сформированные в дела, принимаются на хранение в архив с полистной проверкой наличия документов в каждом деле и сверкой внутренних описей дел с имеющимися документами.
3.3. Прием дел осуществляет работник структурного подразделения архива (архивохранилища, отдела и т.п.), в котором будут находиться на хранении принимаемые дела.
При приеме дел проверяется:
3.4. Соответствие архивного шифра, грифа секретности и заголовка каждого дела данным, указанным в описи.
3.5. Количество листов и правильность их нумерации в каждом деле, правильность составления итоговых записей дел и внутренних описей документов, находящихся в деле.
3.6. При обнаружении ошибок в описях дел, существенных нарушений установленных требований в оформлении дел описи дел и дела не принимаются в архив до устранения организацией-сдатчиком выявленных недостатков.

IV. Требования экспертной комиссии
к оформлению секретных документов

4.1. Принимаемые в архив секретные документы должны быть оформлены в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности и Основными правилами работы государственных архивов.
4.2. Все дела (тома) должны быть подшиты, опечатаны, пронумерованы, иметь штампы архивного шифра и грифа секретности, а также внутреннюю опись и заверительную надпись.
4.3. Подшитые и переплетенные дела должны быть опечатаны с помощью бумажной наклейки с оттиском печати РСП организации-сдатчика, которая захватывает нити шнурка прошивки дела.
4.4. Все подшитые в секретное дело документы должны быть пронумерованы в правом верхнем углу листа вне текста документа.
4.5. В каждом деле должна быть внутренняя опись документов, состоящая из их названий, регистрационных (делопроизводительных) номеров и дат, а также номера листов. Внутренняя опись должна быть подшита в начале дела и пронумерована собственной (отдельной) нумерацией. В конце внутренней описи должны быть указаны (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, дата составления, должность, подпись и расшифровка подписи сотрудника, составившего внутреннюю опись. Исправления во внутренних описях должны быть оговорены и заверены подписями двух сотрудников.
4.6. В конце каждого дела должна быть составлена заверительная надпись, в которой указывается отдельно количество листов документов и количество листов внутренней описи, а также отражаются все особенности формирования дела и физического состояния документов.
4.7. В случае отсутствия в принимаемых секретных делах внутренних описей документов, если руководством архива принято решение о приеме дел без них, номера таких дел указываются в графе "Примечание" акта приема-передачи документов с пометкой "без внутренних описей".
4.8. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение по форме, установленной Основными правилами работы государственных архивов.

V. Экспертная комиссия имеет право

5.1. Определять и уточнять описи дел.
5.2. В случае возникновения затруднений при проведении экспертизы отдельных секретных документов и дел с секретными документами к этой работе могут привлекаться специалисты других организаций, имеющих допуск к государственной тайне по соответствующей форме.
5.3. Выносить рекомендации организациям-сдатчикам секретных документов по правильности их оформления.
5.4. Возвращать организациям-сдатчикам для доработки неправильно подготовленные документы, по которым ЭК имеет право выносить соответствующие решения.

VI. Экспертиза ценности документов

6.1. Экспертиза ценностей секретных документов организуется в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов.
6.2. Акты о выделении к уничтожению секретных документов, не подлежащих хранению, составляются отдельно на каждый секретный фонд или секретную часть фонда.
6.3. После утверждения в установленном порядке актов секретные документы, не подлежащие хранению, уничтожаются непосредственно в архиве или на соответствующих предприятиях путем переработки на дробных машинах или сжигания.
6.4. Документы с грифом "Особой важности" уничтожаются только путем сжигания.
6.5. Уничтожение секретных документов, не подлежащих хранению, в архиве осуществляется данной комиссией.


------------------------------------------------------------------