Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление Местной администрации Майского муниципального района КБР от 06.02.2014 N 75 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению архивной службой местной администрации Майского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций"
МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ МАЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 февраля 2014 г. № 75
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНОЙ СЛУЖБОЙ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
МАЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
Местная администрация Майского муниципального района постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению архивной службой местной администрации Майского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций.
2. Разместить Административный регламент по предоставлению архивной службой местной администрации Майского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций на официальном сайте местной администрации Майского муниципального района.
3. Признать утратившим силу Постановление местной администрации Майского муниципального района от 02.08.2013 № 261 "Об утверждении Административного регламента муниципального архива местной администрации Майского муниципального района".
Глава местной администрации
Майского муниципального района КБР
В.ШИПОВ
Утвержден
Постановлением
Местной администрации
Майского муниципального района КБР
от 6 февраля 2014 г. № 75
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНОЙ СЛУЖБОЙ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
МАЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
1. Общие положения
1.1. Административный регламент по предоставлению архивной службой местной администрации Майского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, определяет требования к порядку предоставления муниципальной услуги, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок контроля, обжалования действий (бездействия) должностных лиц местной администрации ответственных за организацию предоставления и исполнение запросов граждан и организаций.
1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Постановлением Правительства РФ от 16 мая 2011 года № 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 № 9059);
- Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемыми архивными учреждениями Российской Федерации (Федеральное Архивное Агентство Российской Федерации, 2005 г.).
1.3. В настоящем Административном регламенте по предоставлению архивной службой местной администрации Майского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций используются следующие сокращения:
- местная администрация Майского муниципального района - местная администрация;
- глава местной администрации Майского муниципального района - глава местной администрации;
- Административный регламент по предоставлению архивной службой местной администрации Майского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций - Административный регламент;
- управляющий делами местной администрации Майского муниципального района - Управляющий делами;
- архивная служба местной администрации Майского муниципального района - архивная служба;
- отдел по работе с обращениями граждан местной администрации Майского муниципального района - отдел по работе с обращениями граждан;
- отдел информационно-аналитического обеспечения и делопроизводства местной администрации Майского муниципального района - отдел информационно-аналитического обеспечения;
- муниципальная услуга по исполнению архивной службой местной администрации Майского муниципального района запросов граждан и организаций - муниципальная услуга;
- государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации - пользователь архивными документами.
1.4. Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивная служба и государственное бюджетное учреждение "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг КБР" (далее - ГБУ "МФЦ").
Данная государственная услуга также предоставляется через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" по адресу - www.gosuslugi.ru
2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1. Порядок информирования по процедуре
предоставления муниципальной услуги
2.1.1. Информация по процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно в архивной службе:
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- по электронной почте;
- при личных обращениях.
2.1.2. По письменным обращениям о порядке предоставления запросов пользователей архивными документами, поступившим в местную администрацию муниципального района, ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
2.1.3. По обращениям, поступившим в архивную службу по каналам телефонной связи, работники архивной службы дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей архивными документами.
Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.
2.1.4. По обращениям, поступившим по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
2.1.5. Информирование (консультирование) по процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляют работники архивной службы в соответствии с должностными инструкциями в рабочие дни без предварительной записи.
2.1.6. Время ожидания в очереди для получения информации по процедуре предоставления муниципальной услуги от работников архивной службы при личном обращении пользователя архивными документами не должно превышать 15 минут, продолжительность приема пользователей не должна превышать 15 минут.
2.1.7. Письменные обращения пользователей архивными документами о порядке предоставления муниципальной услуги рассматриваются работниками архивной службы в срок, не превышающий 10 дней с момента получения письменного обращения.
2.1.8. При устных обращениях и ответах на телефонные звонки работники архивной службы подробно, четко и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся по интересующим их вопросам, разговор не должен продолжаться более 15 минут.
2.1.9. На информационном стенде, располагающемся в хорошо просматриваемом месте приемного помещения, размещаются:
- график работы архивной службы, дни и часы, установленные для личного приема граждан и представителей организаций;
- фамилии, имена, отчества, должности работников архивной службы, осуществляющих прием и информирование граждан и представителей организаций;
- номера телефонов архивной службы, адрес электронной почты местной администрации муниципального района;
- формы заявлений на получение информации из информационных ресурсов архивной службы и образцы их заполнения;
- основания для приостановления предоставления (отказа в предоставлении) муниципальной услуги.
2.3. Срок предоставления муниципальной услуги
2.3.1. Запросы пользователей архивными документами исполняются в течение 10 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях работниками архивной службы срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
2.3.2. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архивная служба рассматривает в первоочередном порядке или в согласованные с ними сроки.
При необходимости проведения объемной работы по поиску необходимых для их исполнения архивных документов архивная служба письменно извещает пользователей о промежуточных результатах работы.
2.3.3. Срок исполнения запросов социально-правового характера (связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации) не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
Этот срок при необходимости может быть продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя архивными документами.
2.3.4. Работники архивной службы вправе устанавливать сокращенные сроки исполнения запросов социально-правового характера.
2.3.5. Срок исправления технических ошибок, допущенных работником архивной службы при предоставлении муниципальной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в тексте информационного документа, подготовленного по результатам исполнения запроса.
2.4. Описание результатов предоставления
муниципальной услуги
2.4.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
2.4.1.1. Информационное обеспечение пользователя архивными документами в соответствии с его запросом посредством предоставления ему информационных продуктов, созданных архивной службой в результате предоставления муниципальной услуги, на бумажном носителе:
- архивная справка - документ архивной службы, составленный на общем бланке местной администрации муниципального района, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная выписка - документ архивной службы, составленный на общем бланке местной администрации муниципального района, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения того архивного документа, составленная машинописным способом на общем бланке местной администрации муниципального района;
- копия архивного документа - документ архивной службы, изготовленный по заказу пользователя архивными документами посредством ксерокопирования, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке местной администрации муниципального района по запросу пользователя архивными документами, содержащее информацию о хранящихся в архивной службе архивных документах по определенной проблеме, теме.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, подписываются главным специалистом архивной службы и ведущим специалистом (исполнителем архивного документа) и заверяются печатью архивной службы.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления за рубеж, подписываются управляющим делами местной администрации и главным специалистом архивной службы и заверяются гербовой печатью местной администрации муниципального района.
Информационное письмо подписывается работниками архивной службы.
Копия архивного документа заверяется исполнителем документа с проставлением печати архивной службы.
2.5. Потребители результатов предоставления
муниципальной услуги.
Основания для предоставления муниципальной услуги
2.5.1. Потребителями результатов предоставления муниципальной услуги являются:
- граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации, государственные органы и органы местного самоуправления.
От имени физических лиц заявления о выдаче архивной службой документов, подготовленных по результатам исполнения их запроса, могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.
От имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности.
2.5.2. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес администрации района или архивной службы.
2.5.3. Заявитель направляет по почте, передает по электронной почте или предоставляет во время личного приема документы, имеющие непосредственное к нему отношение, оформленные в установленном настоящим Административным регламентом порядке и необходимые для поиска запрашиваемой информации.
2.5.4. Запросы, поступающие в архивную службу от физических лиц, должны содержать:
направленные по почте:
- фамилию, имя, отчество, почтовый адрес места жительства;
- наименование темы (вопроса) и хронологию запрашиваемой информации;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются иные документы (в копиях);
предоставленные во время личного приема:
- письменное заявление (анкета-заявление) по установленному образцу (приложение № 1 к Административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- копию трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации);
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.5.5. Запросы, поступающие от юридических лиц по почте и во время личного приема, должны содержать:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса;
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
2.5.6. Запросы, поступающие по электронной почте (интернет-обращения), должны содержать:
- наименование органа местного самоуправления - местная администрация Майского муниципального района (архивная служба) или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому он направлен;
- тему (вопрос) и хронологию запрашиваемой информации;
- дату отправления обращения;
- почтовый адрес места жительства;
- электронный адрес;
- наименование вида информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
2.6. Организация и ведение приема
2.6.1. Прием пользователей архивными документами ведется в порядке живой очереди без предварительной записи в установленные дни и часы приема.
2.6.2. Непосредственную организацию приема осуществляют работники архивной службы.
2.6.3. Работники архивной службы в ходе личного приема оказывают пользователям архивными документами информационно-консультативную помощь.
2.6.4. Работники архивной службы обеспечиваются настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
2.7. Требования к помещениям и местам, предназначенным
для осуществления муниципальной услуги
2.7.1. Помещения, выделенные для предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-гигиеническим правилам и нормативам.
2.7.2. В местах ожидания личного приема должна размещаться следующая информация:
- полное наименование архивной службы;
- режим работы архивной службы;
- формы документов для заполнения и образцы их заполнения;
- адреса центральных архивных учреждений Кабардино-Балкарской Республики.
2.7.3. Помещения, предназначенные для предоставления муниципальной услуги, обозначаются табличками с указанием номера кабинета, названия структурного подразделения.
2.7.4. Рабочие места работников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций, оборудуются телефонами, средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме обеспечить предоставление муниципальной услуги.
2.7.5. Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями и столами для возможности заполнения анкет-заявлений и иных форм документов.
2.8. Основания для приостановления предоставления или отказа
в предоставлении муниципальной услуги
2.8.1. Основанием для приостановления предоставления или отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- волеизъявление пользователя архивными документами, выраженное в письменной форме, об отзыве заявления о предоставлении информации;
- отсутствие письменного запроса заявителя о предоставлении запрашиваемой информации, предусмотренного разделом 2.5 Административного регламента;
- запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме (существу вопроса), хронологии запрашиваемой информации;
- запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивной службе архивных документов;
- отсутствие в запросе или интернет-обращении фамилии, почтового адреса или соответственно электронного адреса заявителя;
- текст письменного запроса не поддается прочтению.
2.8.2. Ответ с указанием причин приостановления предоставления или отказа в предоставлении муниципальной услуги вручается:
- при личном обращении по требованию заявителя решение о приостановлении предоставления или об отказе в предоставлении муниципальной услуги оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения;
- при обращении заявителя по почте или при поступлении интернет-обращения мотивированное решение о приостановлении предоставления или об отказе в предоставлении муниципальной услуги оформляется в течение 10 дней и направляется по почте заявителю или соответственно на адрес электронной почты заявителя.
2.9. Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению муниципальной услуги
Запросы граждан и организаций, поступившие в местную администрацию муниципального района, исполняются архивной службой безвозмездно.
3. Режим работы и график приема
3.1. Режим работы архивной службы регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка местной администрации района:
Понедельник: с 8.00 до 17.00
Вторник: с 8.00 до 17.00
Среда: с 8.00 до 17.00
Четверг: с 8.00 до 17.00
Пятница: с 8.00 до 17.00
Суббота - выходной
Воскресенье - выходной
Перерыв: с 12.00 до 13.00
Приемные дни для пользователей архивными документами:
Понедельник - пятница: с 8.00 до 12.00;
с 13.00 до 17.00 - работа с документами.
3.2. Место нахождения архивной службы и почтовый адрес для направления документов и обращений:
361115, КБР, г. Майский, ул. Энгельса, 72.
Телефоны для справок: (8-86633) 2-64-30.
Адрес электронной почты: adminmaysk@list.ru
3.3. Место нахождения государственного бюджетного учреждения "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг":
Кабардино-Балкарская Республика, г. Нальчик, ул. Хуранова, 9;
график работы: понедельник - пятница - с 9 ч. 00 мин. до 20 час. 00 мин.
суббота - с 9 ч. 00 мин. до 18 ч. 00 мин., без перерыва, выходной - воскресенье.
Телефон для справок в ГБЦ "МФЦ": 42-10-21.
3.4. Адрес официального сайта ГБУ "МФЦ" - мфцкбр.рф, адрес электронной почты - mfc@uslugikbr.ru.
4. Административные процедуры
4.1. Последовательность административных действий (процедур)
4.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя административные процедуры, выполняемые согласно блок-схеме в следующей последовательности (приложение № 2):
- прием, первичная обработка и регистрация письменных запросов пользователей архивными документами;
- принятие решения о начале административных процедур по исполнению запроса, приостановлении исполнения или об отказе в его исполнении;
- анализ тематики поступивших запросов и подготовка информационного документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги по рассмотрению запросов пользователей архивными документами;
- предоставление справочной информации о ходе исполнения запроса пользователя архивными документами;
- выдача (при личном обращении пользователя архивными документами в архивную службу) или отправка пользователю архивными документами по почте документов, подготовленных архивной службой по результатам исполнения его запроса.
4.2. Прием, первичная обработка и регистрация письменных
запросов пользователей архивными документами
4.2.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является личное обращение пользователя архивными документами в местную администрацию муниципального района или непосредственно в архивную службу.
4.2.2. Запрос может быть доставлен непосредственно пользователем архивными документами, поступить по почте, по факсу, по электронной почте.
4.2.3. Запросы пользователей архивными документами, адресованные местной администрации муниципального района или руководителям местной администрации муниципального района и присланные по почте, поступившие по факсу, а также документы, связанные с их исполнением, поступают в отдел служебной корреспонденции.
4.2.4. Работник отдела служебной корреспонденции, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту не вскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов;
- прикладывает впереди письма поступившие с обращением документы (паспорта, трудовые книжки, доверенности и другие подобные документы), а также прилагает конверт, в котором поступил запрос.
4.2.5. После первичной обработки документов в отделе служебной корреспонденции:
4.2.5.1. Запросы граждан - пользователей архивными документами и все связанные с их исполнением документы передаются под расписку в отдел по работе с обращениями граждан, где они регистрируются, аннотируются и направляются в архивную службу на рассмотрение и исполнение.
В архивной службе запросы граждан - пользователей архивными документами, поступившие из отдела по работе с обращениями граждан, учитываются в журнале установленного образца.
4.2.5.2. Запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие на имя руководителей местной администрации муниципального района, и все связанные с их исполнением документы, регистрируются и поступают на рассмотрение и исполнение в архивную службу.
В архивной службе запросы организаций - пользователей архивными документами, поступившие согласно резолюции соответствующего руководителя местной администрации муниципального района для рассмотрения и исполнения, учитываются в журнале установленного образца.
4.2.5.3. Запросы организаций - пользователей архивными документами, адресованные непосредственно в архивную службу, и все связанные с их исполнением документы, передаются под расписку в архивную службу, где они регистрируются в течение 3 дней с момента поступления.
Регистрационный номер является порядковым номером в пределах календарного года.
4.2.6. Запросы пользователей архивными документами, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт местной администрации муниципального района по сети "Интернет", принимаются работниками отдела информационных технологий, распечатываются и передаются под расписку в архивную службу.
4.2.7. Прием запросов непосредственно от пользователей архивными документами производится в архивной службе.
Работник, ответственный за прием документов:
- принимает от заявителя письменный запрос, оформленный в произвольной или по установленной форме, указанной в приложении № 1 к Административному регламенту;
- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя, либо полномочия представителя;
- проводит первичную проверку иных представленных документов, необходимых для исполнения запроса, на предмет соответствия их установленным настоящим Административным регламентом требованиям, удостоверяясь, что: документы в установленных законодательством случаях нотариально заверены; тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их местонахождения; фамилии, имена, отчества, адреса их мест жительства написаны полностью; документы не исполнены карандашом; документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание; не истек срок действия представленного документа;
- проводит первичную беседу-консультацию с получателем архивных документов;
- инструктирует о порядке заполнения заявления;
- заявление в день поступления регистрируется принявшим его работником. Датой принятия архивной службой запроса к рассмотрению считается дата его регистрации.
4.2.8. При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям настоящего Административного регламента уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса об предоставлении муниципальной услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению.
При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении помогает заявителю заполнить заявление.
4.3. Принятие решения о начале административных процедур
по исполнению запроса, приостановлении исполнения или
об отказе в его исполнении
4.3.1. После регистрации поступившие запросы пользователей архивными документами и все поступившие с ними документы, принимаются для их исполнения.
4.3.2. Работники архивной службы осуществляют проверку представленных заявителем документов на предмет:
- полноты и достоверности сведений о заявителе;
- соответствия запрашиваемого документа цели, указанной в заявлении;
- соответствие запроса составу архивных документов, хранящихся в архивной службе.
По результатам рассмотрения документов и представленных заявителем сведений работники архивной службы определяют наличие либо отсутствие у заявителя права на получение запрашиваемой информации и принимают решение о начале административных процедур по исполнению поступившего запроса, приостановлении исполнения или об отказе в его исполнении.
4.4. Анализ тематики поступивших запросов и подготовка
информационного документа, являющегося результатом
предоставления муниципальной услуги по рассмотрению
запросов пользователей архивными документами
4.4.1. Работники архивной службы, на исполнение к которым поступили запросы пользователей архивными документами:
- осуществляют анализ тематики поступивших запросов пользователей архивными документами;
- определяют степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения (наименование темы, хронология событий);
- с использованием существующих справочно-поисковых средств к архивным документам архивной службы осуществляют адресный поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- по архивным документам, относящимся к предмету запроса, осуществляют подготовку документов, являющихся результатом исполнения запросов.
4.4.2.1. В случае если запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме или хронологии запрашиваемой информации, готовится письмо с указанием причин приостановления исполнения запроса и срока, в течение которого необходимые сведения должны быть предоставлены в архивную службу, а также указывается справочный телефон архивной службы.
4.4.2.2. Запрос, не относящийся к составу архивных документов, хранящихся в архивной службе, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию с уведомлением об этом пользователя или пользователю направляется мотивированный отказ и даются соответствующие рекомендации.
4.4.2.3. При поступлении интернет-обращения пользователя архивными документами в течение 10 дней со дня регистрации запроса заявителю на его почтовый адрес или адрес электронной почты направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению с указанием регистрационного номера, присвоенного ему в архивной службе, или мотивированный отказ в исполнении.
4.4.3. Ответ на запрос пользователя архивными документами дается на государственном языке Российской Федерации.
3.4.4. Архивная служба изготавливает и выдает (направляет по почте) пользователю архивными документами не более 3 экземпляров каждого вида информационного документа, подготовленных по результатам исполнения его запроса.
4.4.5. При исполнении запросов социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивными документами архивной справки, аналогичной ранее выданной, работник архивной службы проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в соответствующих архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
4.4.6. Информационные документы (архивные выписки, архивные копии, архивные справки, копии архивных документов, информационные письма), подготавливаемые архивной службой по результатам исполнения запросов пользователей архивными документами, оформляются согласно порядку, определенному подразделами 5.9. раздела 5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
4.5. Предоставление информации о ходе исполнения запроса
пользователя архивными документами
4.5.1. Справочную работу по исполнению запросов пользователей архивными документами ведут работники архивной службы.
4.5.2. Справки по вопросам предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций предоставляются работником архивной службы по телефону и при личном обращении.
4.5.3. Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о поступлении запроса в архивную службу;
- о регистрационном номере, присвоенном запросу;
- перечень документов, необходимых для принятия архивной службой управленческого решения об осуществлении административных процедур по исполнению поступившего запроса;
- о начале административных процедур по исполнению запроса;
- о приостановлении исполнения запроса или об отказе в исполнении и о причинах принятых решений;
- о продлении срока рассмотрения запроса и причинах принятого решения;
- о результатах рассмотрения запроса.
4.6. Выдача (при личном обращении пользователя архивными
документами в архивную службу) или отправка пользователю
архивными документами по почте документов, подготовленных
по результатам исполнения его запроса
4.6.1. В случае если запросы пользователей поступили непосредственно в архивную службу (по почте, на приеме), информационные документы (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, копия архивного документа) в случае личного обращения гражданина, представителя организации или их доверенных лиц в архивную службу выдаются им при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, представителю организации - при предъявлении документов, подтверждающих его полномочия на получение документов.
4.6.2. Информационные документы (архивная справка, архивная копия, архивная выписка, копия архивного документа, информационное письмо) и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
4.7. Порядок и формы контроля за предоставлением
услуги по исполнению запросов граждан и организаций
4.7.1. Контроль за предоставлением муниципальной услуги заключается в проведении планового и оперативного контроля за деятельностью работников архивной службы при осуществлении ими административных процедур, связанных с рассмотрением и исполнением запросов пользователей архивными документами.
Контроль осуществляется путем проведения руководителем, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками архивной службы положений настоящего Регламента.
4.7.2. Персональная ответственность закрепляется в соответствующих должностных инструкциях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.7.3. Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляют:
- в соответствии с предоставленными полномочиями Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики;
- управляющий делами местной администрации.
4.8. Порядок обжалования действий (бездействия)
и принимаемых решений при предоставлении муниципальной
услуги по исполнению запросов граждан и организаций
4.8.1. По результатам предоставления муниципальной услуги организации и граждане имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления в суде или арбитражном суде в установленном законом порядке.
4.8.2. Заявители имеют право подать жалобу на решение или действия (бездействие) органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления в ГБУ "МФЦ" при предоставлении муниципальных услуг в соответствии с законодательством.
4.8.3. Срок рассмотрения жалобы не должен превышать 15 дней с момента регистрации такого обращения, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
4.8.4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы размещен на информационном стенде в ГБУ "МФЦ", официальном сайте.
Приложение № 1
к Административному регламенту
Анкета-заявление № _____________
для наведения архивной справки по документам
1. Фамилия, имя, отчество (и все изменения их), год и месяц рождения лица, о котором запрашивается архивная справка
2. Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку, и отношение к лицу, о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о других лицах), наличие доверенности.
Адрес и № телефона заявителя
3. Куда и для какой цели запрашивается архивная справка. Адрес, по которому выслать справку
4. О чем запрашивается архивная справка (для лиц, запрашивающих справку о стаже, заработной плате - точное название места работы, сведения о приеме, переводе, об увольнении (год, месяц, число, № и дата приказа, должность, фамилия в период работы)
Подпись заявителя (с расшифровкой)
Дата
Приложение № 2
к Административному регламенту
Блок-схема
предоставления архивной службой местной администрации
Майского муниципального района муниципальной услуги
по исполнению запросов граждан и организаций
Заявитель
v
Начало исполнения функции:
в архивную службу поступило обращение
заявителя (непосредственно при личном
обращении, по почте, факсу, электронной почте)
v
Регистрация обращения
v
Рассмотрение обращения
v
Анализ обращения,
принятие необходимых мер
v v
Подготовка ответа по Отказ в
существу поставленных предоставлении ответа
вопросов
v v
Регистрация ответа и
снятие с контроля
v
Направление ответа заявителю
v
Исполнение функции завершено
------------------------------------------------------------------
По датам
Информация
Ключевые слова